Politique de confidentialité – Physicare.ai

1. Portée

La présente Politique de confidentialité explique comment Physicare.ai recueille, utilise, communique, transfère, conserve et protège les renseignements personnels et les données personnelles dans le cadre des Services.

La présente Politique de confidentialité s'applique :

• aux visiteurs du site Web
• aux utilisateurs professionnels, administrateurs de clinique et clients organisationnels
• aux patients invités à utiliser certaines fonctionnalités activées par un client
• aux clients potentiels, partenaires et contacts d'affaires

La présente Politique de confidentialité ne remplace pas une Entente sur le traitement des données distincte, une entente-cadre, un bon de commande ou un avis propre à un client lorsqu'un tel document s'applique.

2. Rôles en matière de confidentialité

Pour les Données du Client traitées pour le compte d'une clinique, d'un cabinet, d'un employeur ou d'un professionnel de la santé réglementé dans le cadre de la prestation de soins ou d'opérations connexes, le client concerné agit généralement à titre de responsable du traitement, dépositaire, fiduciaire ou décideur principal équivalent au sens de la loi applicable.

À l'égard de ces Données du Client, Physicare.ai agit à titre de sous-traitant, fournisseur de services, mandataire, affilié, gestionnaire d'information ou rôle de service équivalent, selon la loi applicable et l'entente contractuelle en place.

Physicare.ai agit à titre de responsable autonome du traitement uniquement pour les Données d'affaires qu'elle traite pour ses propres fins légitimes, notamment l'administration des comptes, la facturation, l'authentification, la sécurité, la prévention de la fraude, la conformité légale, le soutien et les communications de service.

Si vous êtes un patient dont le professionnel de la santé utilise Physicare.ai, ce professionnel ou cette clinique demeure le principal point de contact pour toute demande relative à votre dossier clinique, sauf lorsque la loi applicable exige ou permet que Physicare.ai réponde directement.

3. Catégories de renseignements traités

Physicare.ai peut traiter les catégories de renseignements suivantes :

4. Sources des renseignements

Physicare.ai recueille des renseignements :

• directement auprès des utilisateurs et des clients
• auprès des clients qui soumettent des renseignements concernant des patients, des membres du personnel ou d'autres utilisateurs autorisés
• automatiquement à partir des appareils, navigateurs et systèmes qui interagissent avec les Services
• auprès de fournisseurs de services comme les processeurs de paiement, fournisseurs d'hébergement, fournisseurs analytiques et outils de soutien
• auprès de contacts d'affaires et de clients potentiels dans le cadre d'échanges commerciaux

5. Fins du traitement

Physicare.ai traite les renseignements aux fins suivantes :

• fournir, héberger, exploiter, maintenir et soutenir les Services
• authentifier les utilisateurs et gérer les comptes
• offrir des fonctionnalités de transcription, de documentation, de flux de travail et d'assistance par IA selon les instructions du client
• gérer les abonnements, la facturation, les paiements et le recouvrement
• surveiller la sécurité, détecter la fraude, prévenir les abus et enquêter sur les incidents
• maintenir les journaux, les sauvegardes et la fiabilité des services
• communiquer avec les clients et utilisateurs à propos du service, du soutien, des mises à jour produit ou des avis légaux
• respecter les obligations légales, réglementaires, contractuelles et de gouvernance
• réaliser des analyses limitées et des activités d'amélioration du produit
• effectuer des usages optionnels lorsque le consentement est requis et a été obtenu

6. Bases légales du traitement

Lorsque Physicare.ai agit à titre de responsable autonome du traitement et que le GDPR s'applique, Physicare.ai s'appuie sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :

• l'exécution d'un contrat
• le respect d'une obligation légale
• les intérêts légitimes, notamment la sécurité du service, la prévention de la fraude, le soutien, l'administration interne et l'amélioration proportionnée du service
• le consentement, lorsqu'il est requis, notamment pour les témoins optionnels ou certaines initiatives optionnelles d'amélioration du produit

Lorsque des données de catégorie particulière au sens du GDPR sont traitées par les Services pour le compte d'un client du secteur de la santé, le client concerné demeure responsable d'établir une condition applicable en vertu de l'article 9. Physicare.ai traite ces données uniquement selon des instructions documentées, sauf lorsque la loi exige autrement.

Lorsque le droit canadien s'applique, Physicare.ai traite les renseignements personnels conformément aux lois fédérales et provinciales applicables. Lorsque Physicare.ai agit pour le compte d'un client du secteur de la santé, ce client demeure responsable de s'assurer que tout avis, consentement, autorisation ou autre fondement légal requis est en place.

7. Fonctionnalités assistées par IA

Les Services peuvent inclure des fonctionnalités assistées par IA qui génèrent des transcriptions, des résumés, des notes préliminaires, des sorties structurées, des suggestions de documentation, des suggestions administratives ou d'autres contenus d'assistance.

Les résultats générés par l'IA servent uniquement d'aide. Ils peuvent être incomplets, inexacts, périmés, biaisés ou inadaptés à un patient, un contexte ou un territoire donné.

Physicare.ai ne prend pas, au moyen des Services, de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets similaires importants sur une personne.

Sauf indication contraire expresse dans une entente écrite distincte ou dans le cadre d'un programme licite, Physicare.ai n'utilise pas les Données du Client identifiables pour entraîner des modèles généralisés d'IA de tiers.

Lorsque Physicare.ai utilise des données dépersonnalisées ou anonymisées à des fins d'analyse, d'amélioration du produit ou de recherche, elle le fait uniquement lorsque cela est permis par la loi applicable et assorti de garanties appropriées.

8. Communication des renseignements

Physicare.ai peut communiquer des renseignements :

• à des sous-traitants et fournisseurs de services qui soutiennent l'hébergement, l'infrastructure, les paiements, l'analytique, l'authentification, la sécurité, le soutien et les fonctionnalités activées par IA
• à l'organisation cliente concernée et à ses utilisateurs autorisés
• lorsque la loi, un règlement, une ordonnance judiciaire, une procédure légale ou une autorité compétente l'exige
• lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits, la sécurité, l'intégrité ou les intérêts de Physicare.ai, de ses utilisateurs, de ses clients ou de tiers
• dans le cadre d'une fusion, d'un financement, d'une acquisition, d'une restructuration, d'une vente d'actifs ou d'une opération corporative similaire, sous réserve de garanties de confidentialité appropriées

Physicare.ai ne vend pas de renseignements personnels.

9. Sous-traitants et transferts internationaux

Physicare.ai peut avoir recours à des sous-traitants et à des fournisseurs de services tiers pour soutenir la prestation des Services.

Physicare.ai héberge principalement les données de production au Canada. Certains fournisseurs de services peuvent traiter des catégories limitées de renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis.

Lorsque requis, Physicare.ai met en place des garanties appropriées pour de tels transferts, pouvant inclure :

• des protections contractuelles
• des évaluations des risques liés au transfert
• des clauses contractuelles types
• des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires

Les renseignements traités dans une autre juridiction peuvent être assujettis à des demandes d'accès licites par des tribunaux, des organismes de réglementation, des autorités policières ou des autorités de sécurité nationale de cette juridiction.

Une liste à jour des sous-traitants importants devrait être maintenue séparément par Physicare.ai et rendue disponible lorsque requis.

10. Mesures de sécurité

Physicare.ai maintient des mesures administratives, techniques et physiques conçues pour protéger les renseignements de manière proportionnelle à leur sensibilité et à la nature des Services.

Ces mesures peuvent inclure :

• le chiffrement en transit et au repos
• des contrôles d'accès fondés sur les rôles
• une gestion des accès selon le principe du moindre privilège
• des contrôles d'authentification
• la surveillance et la journalisation des systèmes
• des pratiques d'hébergement sécurisées
• des processus de sauvegarde et de reprise
• des obligations de confidentialité pour les employés
• des restrictions d'accès internes
• des procédures de révision de sécurité et de réponse aux incidents

Aucun système ou mode de transmission ne peut être garanti comme étant entièrement sécurisé.

11. Conservation des données

Physicare.ai conserve les renseignements uniquement pendant la durée nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité, selon les exigences contractuelles et selon ce qui est requis ou permis par la loi applicable.

Les Données du Client sont conservées conformément à l'entente client applicable, aux instructions du client, aux obligations légales ainsi qu'aux calendriers de sauvegarde ou de suppression.

Les dossiers de compte, de facturation, d'audit, de sécurité et de conformité légale peuvent être conservés plus longtemps lorsqu'il est raisonnablement nécessaire de le faire à des fins fiscales, comptables, de résolution de différends, d'exécution, de prévention de la fraude, d'enquête de sécurité ou de conformité légale.

Lorsque Physicare.ai agit uniquement comme sous-traitant ou fournisseur de services relativement aux Données du Client, la restitution, l'exportation, la conservation, la suppression et la destruction de ces données sont principalement régies par l'entente client applicable et par les instructions légitimes du client.

12. Droits et demandes

Selon la loi applicable, les personnes peuvent disposer de droits relatifs à leurs renseignements personnels, notamment :

• accès
• correction ou rectification
• retrait du consentement lorsque le traitement repose sur le consentement
• suppression ou effacement
• limitation du traitement
• opposition à certains traitements
• portabilité
• plainte auprès d'une autorité compétente en matière de protection de la vie privée ou des données

Lorsque Physicare.ai traite des renseignements pour le compte d'une clinique, d'un cabinet, d'un employeur ou d'un autre client, Physicare.ai peut rediriger la demande vers ce client ou exiger qu'elle lui soit d'abord soumise.

Physicare.ai assistera ses clients pour répondre aux demandes légitimes dans la mesure requise par la loi ou par contrat.

Pour soumettre une demande relative à des renseignements pour lesquels Physicare.ai agit à titre de responsable du traitement, veuillez écrire à privacy@physicare.ai. Physicare.ai peut exiger une vérification raisonnable de l'identité avant de répondre.

13. Réponse aux incidents et atteintes

Physicare.ai maintient des processus pour identifier, enquêter, documenter et traiter les incidents de sécurité et de confidentialité.

Lorsque Physicare.ai agit pour le compte d'un client et prend connaissance d'une atteinte touchant les Données du Client, Physicare.ai avisera le client sans délai indu et lui fournira les renseignements raisonnablement nécessaires pour soutenir ses obligations légales et réglementaires.

Lorsque Physicare.ai est elle-même tenue, en vertu de la loi applicable, d'aviser des personnes, des organismes de réglementation ou d'autres autorités, elle le fera conformément à cette loi.

14. Témoins et analytique Web

Physicare.ai utilise des témoins strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site Web et des Services.

Physicare.ai peut aussi utiliser des témoins analytiques optionnels ou des technologies similaires lorsque la loi le permet et, lorsque requis, uniquement avec consentement préalable.

Les utilisateurs peuvent gérer leurs préférences en matière de témoins à l'aide des outils de consentement du site Web lorsqu'ils sont disponibles.

15. Enfants et mineurs

Les Services ne sont pas destinés aux enfants en tant qu'utilisateurs autonomes, sauf lorsqu'un client du secteur de la santé utilise les Services dans le cadre des soins à des mineurs.

Dans un tel cas, le client concerné demeure responsable d'obtenir toute autorité, tout avis ou tout consentement requis par la loi applicable.

16. Addenda EEE et Royaume-Uni

Lorsque le GDPR ou le UK GDPR s'applique :

• Physicare.ai traite les données personnelles uniquement sur la base d'un fondement légal valide
• lorsque Physicare.ai agit comme sous-traitant, le client demeure responsable des bases légales prévues aux articles 6 et 9 ainsi que des obligations de transparence qui s'y rattachent
• les transferts de données personnelles à l'extérieur de l'EEE ou du Royaume-Uni sont assujettis à un mécanisme de transfert approprié, pouvant inclure les Clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le UK International Data Transfer Addendum, accompagnés de mesures supplémentaires lorsque requis
• lorsque l'article 27 du GDPR l'exige, Physicare.ai désignera un représentant dans l'Union européenne ou documentera la raison pour laquelle cette exigence ne s'applique pas

17. Modifications à la présente Politique de confidentialité

Physicare.ai peut modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre.

Si une modification touche de manière importante les droits ou obligations applicables, Physicare.ai fournira un avis raisonnable par courriel, au moyen des Services ou par tout autre moyen approprié.

La date indiquée au haut de la présente Politique de confidentialité correspond à la date de la dernière révision.

18. Coordonnées et plaintes

Les personnes concernées peuvent également déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des renseignements personnels ou des données dans leur territoire.